Jak księgować wynajem samochodu na firmę? Najważniejsze informacje

Wynajem samochodów to opcja coraz popularniejsza wśród przedsiębiorców szukających sposobu finansowania budowy floty firmowej. By w pełni wykorzystać potencjał tego rozwiązania, dużą wagę powinieneś przyłożyć do prawidłowego zaksięgowania kosztów związanych z wynajmem samochodu.

Wynajem samochodu na firmę – czemu warto?

Wielu przedsiębiorców decyduje się na wynajem średnio- lub długoterminowy ze względu na przewidywalność kosztów. W odróżnieniu od kredytów, w których zmienność stopy procentowej może wpływać na wahania wysokości rat, wynajem oferuje stałe, miesięczne opłaty. Stałość tych kosztów pozwala firmom na lepsze planowanie budżetu i eliminuje niepewności związane z ewentualnymi zmianami w warunkach finansowych.

Kolejnym istotnym aspektem jest elastyczność umów wynajmu długoterminowego. Firmy mają możliwość dostosowania warunków umowy do swoich indywidualnych potrzeb. Zróżnicowana oferta wypożyczalni umożliwia ponadto wybór pojazdów zgodnych z charakterem działalności.

Kolejny atut wynajmu średnio- i długoterminowego to brak wpływu na zdolność kredytową firmy. W przeciwieństwie do kredytów, gdzie zobowiązania pojawiają się w bilansie i wpływają na zdolność kredytową, umowy wynajmu mają charakter pozabilansowy. Dla małych i średnich przedsiębiorstw oznacza to szansę na optymalne wykorzystanie dostępnych środków finansowych.

Księgowanie wynajmu samochodu na firmę

Wynajem samochodu na firmę może być też rozwiązaniem korzystnym pod kątem podatkowym. By tak się stało, należy zadbać o jego właściwe zaksięgowanie. Pod tym względem najważniejsze okazują się:

Opłaty za wynajem

Podstawowym kosztem związanym z wynajmem samochodu są opłaty pobierane przez wypożyczalnię za korzystanie z pojazdu. Zarówno umowy krótko-, jak i średnio- czy długoterminowe powinny być zaksięgowane w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR). Podobnie jest z dodatkowymi kosztami związane z eksploatacją samochodu. Zakup paliwa, płynów eksploatacyjnych, opłat za parking czy opłaty drogowe również muszą być uwzględnione w księgowości. Jeżeli z pojazdu korzystasz tylko do prowadzenia działalności gospodarczej, możesz odliczyć pełny VAT.

Warunki odliczenia VAT

Aby skorzystać z pełnego odliczenia VAT-u naliczonego w związku z wynajmem samochodu, musisz spełnić kilka wymogów formalnych. Największe znaczenie ma prowadzenie kilometrówki, zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego oraz utworzenie regulaminu użytkowania.

Księgowanie w praktyce

Na potrzeby księgowania kosztów wynajmu samochodu musisz posiadać wszystkie faktury, umowy i inne dokumenty związane z transakcją. Udokumentowanie poszczególnych kosztów ułatwi późniejsze monitorowanie i kontrolowanie wydatków związanych z flotą pojazdów. Staranność w prowadzeniu dokumentacji korzystnie wpłynie też na transparentność finansów firmy.

Wynajem samochodu na firmę to elastyczne i efektywne rozwiązanie, ale wymagające prawidłowego zaksięgowania wszystkich kosztów. Dzięki precyzyjnemu prowadzeniu dokumentacji nie tylko zyskasz możliwość monitorowania wydatków, ale też unikniesz ewentualnych problemów związanych z rozliczeniami z fiskusem.